Facturarea este ultimul pas al aceleiași înregistrări la care lucrezi încă de la deviz. Nu se reintroduce nimic: factura se creează din comanda finalizată, îi moștenește numărul și îngheață ce s-a facturat.
Cum creezi factura
Odată ce o comandă este marcată Finalizată, acțiunea următoare din bara laterală este Trimite factura. Face trei lucruri dintr-o mișcare: creează factura, mută comanda în Facturată și trimite emailul către client.
Două proprietăți merită înțelese, pentru că amândouă sunt intenționate:
- Numărul urmează lucrarea. Factura poartă numărul comenzii sub prefixul
tău de factură, așa că
EST-1043devineINV-1043. Clientul nu trebuie să împace niciodată două numere. - Factura este un instantaneu. Liniile ei și copia tipăribilă sunt fixate în momentul emiterii. Dacă luna viitoare schimbi un tarif de manoperă, o cotă de TVA, o matrice sau procentul consumabilelor de atelier, factura aceasta nu se mișcă — arată în continuare cât i s-a facturat efectiv clientului.
Notă
O comandă are cel mult o factură. Facturarea unei comenzi care are deja una întoarce pur și simplu factura existentă, în loc să emită o a doua.
Facturarea și plățile sunt permise doar proprietarilor și managerilor.
Termenele de plată și data scadenței
Data scadenței nu se scrie de mână — vine dintr-un termen de plată, care este un nume și un număr de zile. „La primire" înseamnă zero zile; „Net 30" înseamnă treizeci. Termenele se gestionează în Setări → Termene de plată, de unde alegi și pe cel implicit pentru tot atelierul.
Când factura este emisă, termenul se rezolvă în această ordine:
Termenul de pe comandă
Setat per comandă, de obicei moștenit din fișa clientului.
Termenul tău implicit pentru clienți
Cel implicit pentru tot atelierul, din Setări → Termene de plată.
Un termen de zero zile
Ultima soluție — scadent imediat.
Oricare ar câștiga, factura salvează propria copie a numelui și a numărului de zile ale termenului, alături de data scadenței rezultate. Dacă redenumești mai târziu „Net 30" în „30 de zile de la sfârșitul lunii", asta nu rescrie ce spune o factură deja emisă că s-a convenit.
Atenție
Un termen de plată setat ca implicit pentru atelier nu poate fi șters. Alege întâi alt termen implicit, apoi elimină-l pe cel vechi.
Cum înregistrezi o plată
Înregistrează plata, pe factură, cere o sumă, o metodă — numerar, card, transfer bancar sau cec — și, opțional, o notă.
Plățile sunt cumulative, așa că plățile parțiale sunt normale: un avans azi și restul la ridicare sunt două rânduri de plată pe aceeași factură. Factura ține totalul curent și se mută singură:
| Situație | Starea facturii |
|---|---|
| Emisă, nimic plătit încă | Ciornă |
| Plătită parțial | Trimisă |
| Achitată integral | Plătită |
Starea urmărește banii, nu corespondența: o factură pe care ai trimis-o prin email, dar pe care nu a plătit-o nimeni, se citește tot ca ciornă. Se închide odată ce plățile ajung la totalul ei, motiv pentru care o plată în plus nu lasă un sold agățat.
Cum accepți plata cu cardul online
Dacă ai conectat un procesator de carduri în Setări → Plăți, linkul de deviz pe care clientul îl are deja funcționează și ca link de plată — își deschide copia documentului și plătește cu cardul. Plățile reușite se întorc ca rânduri obișnuite de plată pe factură, așa că o plată cu cardul și una în numerar închid aceeași factură în același fel.
Notă
Clientul poate plăti doar după ce există o factură. Până atunci, copia lui din portal este un deviz și nu are ce să încaseze — butonul de plată nu este oferit.
Cum urmărești restanțele
Mementourile de plată se configurează per atelier în Setări → Mementouri de plată și sunt oprite până le pornești tu — niciun atelier nu începe să trimită emailuri clienților din cauza unei valori implicite. Odată activate, alegi:
- Canale — email, WhatsApp sau amândouă.
- Înainte de scadență — cu câte zile înainte să reamintești. Trei zile este punctul de plecare.
- În ziua scadenței — un memento chiar în ziua în care plata devine scadentă.
- După scadență — cadența pentru restanțe, pornind de la 3, 7 și 14 zile.
- Notifică personalul — o alertă în aplicație pentru proprietari când o factură devine restantă, independentă de ce primește clientul.
Mementourile pleacă o dată pe zi și doar pentru facturile emise și încă neachitate. O factură achitată integral iese imediat din rulaj, așa că nimeni nu este bătut la cap pentru bani pe care i-a trimis deja.
Depanare
„Totalul facturii nu este cel pe care îl arată comanda acum." Comanda a fost editată după emiterea facturii. Factura reține ce s-a facturat; ea este documentul de încredere.
„Nu îmi apare Trimite factura." Ori comanda nu este încă Finalizată, ori rolul tău nu este de proprietar sau manager.
„Data scadenței este greșită." Verifică termenul de plată de pe comandă înainte să facturezi — cel implicit al atelierului se aplică doar când comanda nu poartă unul propriu. După emitere, data face parte din instantaneu.
„Clientul spune că nu are butonul de plată." Nu a fost emisă nicio factură sau nu este conectat niciun procesator de carduri în Setări → Plăți.
„Nu pleacă mementourile." Sunt oprite implicit. Verifică dacă comutatorul din Setări → Mementouri de plată este pornit și dacă este selectat cel puțin un canal.