Gestionarea mai multor locații

În Enterprise, un grup de service-uri funcționează ca o singură organizație. Fiecare locație este un service GarageFlow complet, cu propria echipă, propriile comenzi, clienți, facturi, setări și numerotare a documentelor. Sediul central stă deasupra lor: un singur loc în care vezi cifrele fiecărei locații una lângă alta, decizi cine lucrează unde și stabilești logoul și modurile de plată pentru toate.

Configurarea

Locațiile multiple se configurează împreună cu tine, nu se cumpără online, așa că rândul Enterprise din Schimbă planul spune Contactează-ne. Deschidem sediul central și numim primii lui administratori, aducem service-urile pe care le ai deja în GarageFlow și le deschidem pe cele noi. Și o locație nouă, deschisă mai târziu, trece tot prin noi; pagina Locații a sediului central arată câte permite acordul tău.

Nimic nu se plătește de două ori. Dacă un service își plătea propriul plan, abonamentul acela se încheie când acordul grupului îl preia, iar timpul deja plătit se creditează.

Trecerea de la o locație la alta

Cine poate intra în mai multe locuri are un meniu pe numele service-ului, în partea de sus a barei laterale: întâi Sediu central, pentru cei care au acces la el, apoi Locații, fiecare cu orașul ei. Alege una și totul o urmează: panoul, comenzile, clienții, rapoartele și setările sunt ale acelei locații.

• GarageFlow ține minte unde ai fost și deschide acolo data viitoare când te autentifici.
• Fiecare filă a browserului își păstrează propria locație, așa că poți avea două locații deschise una lângă alta.
• O locație suspendată apare în listă, dar nu poate fi aleasă.
• În aplicația pentru tehnicieni, Schimbă service-ul face același lucru. Se deschide la locația aleasă ultima dată, iar sediul central nu apare acolo.

Sediul central

La sediul central, bara laterală arată doar paginile sediului. Care anume depinde de rolul persoanei acolo:

Prezentare

Toate locațiile într-un singur tabel, pentru perioada aleasă, de la Astăzi la Tot timpul. Fiecare rând este raportul Rezumat vânzări al acelei locații, deci se potrivește cu ce vede locația în Rapoarte:

• Comenzi: comenzile create în perioadă, inclusiv devizele.
• Vânzări: vânzările nete, înainte de taxe și după reduceri.
• Valoare medie comandă, Profit și Marjă, calculate din acestea.
• Deschise acum: comenzile de reparație aprobate și încă nefacturate, indiferent de perioadă. Rândul de sub total deschide raportul Lucrări în curs cu toate acestea.

Totalurile de deasupra tabelului se țin pe monedă: locațiile care facturează în monede diferite nu se adună niciodată între ele. Fiecare locație își numără zilele în propriul fus orar, așa că „Astăzi” se termină la miezul nopții fiecărei locații.

Deschide pe un rând te duce în acea locație, dacă ai acces la ea.

Rapoarte

Rapoartele pe care le are o locație, rulate în toate locațiile deodată. Alege perioada și, dacă vrei, doar anumite locații sau țări. Deocamdată sunt opt: Rezumat vânzări, Profitabilitate comenzi, Lucrări în curs, Taxe pe vânzări, Plăți încasate, Vânzări manoperă pe tehnician, Ore pe tehnician și Eficiența tehnicianului.

• Pe locații pune cifrele principale ale fiecărei locații una lângă alta. Toate rândurile listează rândurile tuturor locațiilor într-un singur tabel, cu o coloană de locație. Sortează după orice coloană, sau după locație ca să ții împreună rândurile fiecăreia.
• Cifrele se adună pe monedă, niciodată între monede. Mediile și marjele se calculează din cifrele adunate, nu ca medie între locații.
• Fiecare locație își numără zilele în propriul fus orar, ca pe propria pagină de Rapoarte, așa că partea unei locații se potrivește mereu cu ce vede acolo.
• Lucrări în curs nu are perioadă: este ce e deschis chiar acum la fiecare locație (aprobat, în atelier sau terminat și în așteptarea facturii), fiecare comandă numărată în zilele locației ei.
• Taxe pe vânzări este taxa fiecărei locații pe facturile emise în perioadă, minus facturile de stornare, cu vânzările taxabile și scutite. Taxa se declară în continuare pe locație: totalurile pe monedă sunt de citit, nu pentru o declarație.
• Exportă CSV descarcă toate rândurile, cu locația și moneda lor primele.
• Deschide la o locație te duce în ea și deschide același raport pentru aceeași perioadă, dacă ai acces la rapoartele ei.

Clienți

Caută un client în toate locațiile deodată: o reclamație care ajunge la sediu, sau o flotă ale cărei dube merg la mai multe locații. Scrie cel puțin două caractere dintr-un nume, o firmă, un telefon, un email, un număr de înmatriculare, un VIN, numărul de cont al unei flote sau numărul de parc al unei dube. Un telefon se potrivește oricum ar fi scris, iar un număr de înmatriculare se potrivește fără spațiile lui.

• Fiecare rezultat este fișa proprie a unei locații: unde se află, câte vehicule și comenzi are, ultima vizită și ce are de plată, în moneda acelei locații.
• Apasă pe un rezultat ca să-l citești: date de contact, notițe, vehicule, ultimele comenzi și, pentru o flotă, contactele ei.
• Și la alte locații listează fișele aceleiași persoane din restul grupului: copiile unui client partajat și fișele cu același email, telefon sau CUI. Fiecare locație își păstrează propria fișă, așa că sunt listate una lângă alta, nu contopite.
• Deschide la te duce în acea locație, la acel client, dacă lucrezi acolo. Sediul central nu poate modifica un client; locația care îl are poate.

Persoane

Cine poate lucra la sediul central și în ce locații. Adaugă persoană cere un email: cineva care e deja într-una dintre echipele tale primește acces imediat, iar oricine altcineva primește o invitație pe email. Fiecare persoană are trei setări:

• Sediu central: Administrator (tot ce ține de sediu, inclusiv Persoane și Setări), Manager (cifrele tuturor locațiilor și pagina Locații), Observator (cifrele tuturor locațiilor, fără să schimbe nimic) sau Fără acces la sediul central pentru cine lucrează doar în locații.
• Locații: Toate locațiile, inclusiv cele noi, Locații alese sau Nicio locație.
• Rol în aceste locații: Proprietar, Manager sau Mecanic, rolurile predefinite, sau unul dintre rolurile create de sediu pe pagina Roluri. Rolurile proprii ale unei locații nu sunt oferite, pentru că fiecare aparține acelei locații. Cine e deja în echipa proprie a unei locații păstrează rolul primit de la ea.

Accesul se adaugă în echipa fiecărei locații, unde poartă o insignă HQ. Locația poate stabili în continuare cât o costă persoana, dar doar sediul central îi poate schimba rolul acolo sau o poate scoate. Elimină accesul retrage sediul central și toate locațiile date de sediu; un loc în echipa proprie a unei locații rămâne.

Două schimbări sunt refuzate: una care ar lăsa organizația fără administrator la sediu și una care ar lăsa o locație fără nimeni care să-i poată gestiona echipa.

Persoanele adăugate de sediu încep doar cu notificările pe care orice rol trebuie să le primească, ca un manager regional să nu fie inundat de zece locații deodată. Pot porni restul, locație cu locație, din propriile setări de notificări.

Roluri

Rolurile create aici de sediul central ajung în toate locațiile, așa că un „Consilier service” înseamnă același lucru peste tot. Doar administratorii sediului văd această pagină. Un rol se creează la fel ca într-o locație (vezi echipa și rolurile), iar o schimbare ajunge în toate locațiile imediat ce salvezi. Proprietar, Manager și Mecanic nu se împart: fiecare locație și le păstrează pe ale ei.

Într-o locație, rolurile sediului poartă o insignă Sediu și păstrează numele dat de sediu, iar echipa le poate da oricui. Ce altceva poate face locația depinde de setarea Roluri din Setări:

• Blocat: doar rolurile sediului și cele predefinite. Locația nu adaugă roluri proprii, iar permisiunile pe care le-a schimbat revin la cele ale sediului.
• Sediu + local (implicit): rolurile sediului așa cum sunt, alături de cele proprii ale locației.
• Implicit: locația poate schimba și ce permite un rol al sediului. Schimbările ulterioare ale sediului lasă asta neatins.

O schimbare care ar lăsa o locație fără nimeni care să-i poată gestiona echipa este refuzată, iar mesajul numește locația. Ca să dezactivezi sau să ștergi un rol pe care îl au unele persoane, alege rolul la care trec; trec în toate locațiile.

Dacă o locație are deja un rol cu același nume, cel al sediului ajunge acolo ca „Nume (HQ)” până când locația îl redenumește pe al ei.

Listă de prețuri

Ce încasează și cu ce lucrează fiecare locație, stabilit o singură dată la sediul central. Grupul Listă de prețuri din bara laterală are câte o pagină pentru fiecare: Tarife de manoperă, Matrice de manoperă, Matrice de prețuri, Servicii predefinite, Categorii, Șabloane de inspecție și Catalog de piese. Fiecare funcționează ca aceeași pagină dintr-o locație, iar ce adaugă sediul ajunge în fiecare locație ca propria ei copie, cu o insignă Sediu. O schimbare ajunge la ele la câteva momente după salvare, iar o locație care se alătură mai târziu primește toată lista.

Sediul central pornește cu lista goală, așa că nimic nu se schimbă într-o locație până când sediul nu adaugă ceva. Taxele service-ului, șabloanele de mesaje și setările de taxe rămân ale fiecărei locații.

Ce poate face o locație cu elementele sediului se stabilește pe zone în Setări, la Listă de prețuri:

• Blocat: doar ale sediului. Locația nu adaugă nimic propriu, ce a schimbat revine la ale sediului, iar tariful sau matricea implicită a sediului devine a ei. Elementele ei proprii care existau rămân și pot fi șterse în continuare.
• Sediu + local (implicit): elementele sediului așa cum sunt, doar pentru citire, alături de cele proprii ale locației.
• Implicit: locația poate schimba și prețul elementelor sediului: prețul unui tarif, treptele unei matrice, liniile unui serviciu predefinit, costul și prețul de vânzare al unei piese sau verificările unui șablon de inspecție. Schimbările ulterioare ale sediului lasă neatins ce a schimbat locația, iar un preț readus la cel al sediului urmează din nou sediul.

Prețurile circulă doar între locații care facturează în aceeași monedă:

• Tarifele de manoperă ajung la locațiile în moneda sediului cu prețul sediului. O locație într-o altă monedă primește un tarif după ce sediul îi stabilește prețul acolo, pe pagina Prețuri.
• Matricele de prețuri și serviciile predefinite ajung doar la locațiile în moneda sediului. Categoriile și șabloanele de inspecție ajung la toate locațiile; o verificare sugerează serviciul predefinit al sediului doar acolo unde locația îl are.
• Piesele ajung la toate locațiile. O locație într-o altă monedă își pune singură prețurile la piesele sediului.

Ștergerea unui element al sediului îi șterge copia din toate locațiile. Comenzile își păstrează prețurile cu care au fost scrise, iar o categorie sau o piesă pe care o locație încă o folosește devine a locației.

Prețuri

Tarifele de manoperă ale sediului central, cu ce încasează fiecare locație. Apasă pe un preț ca să stabilești prețul propriu al acelei locații; rămâne valabil cu orice politică, iar Folosește prețul sediului îl readuce la cel al sediului. Fiecare locație își alege propriul tarif de manoperă și propria matrice de prețuri implicite, cu excepția politicii Blocat.

Catalog de piese

Piese, anvelope și furnizori pe care toate locațiile îi țin cu aceeași descriere.

• Piesa în sine (nume, cod de piesă, SKU, marcă, furnizor, categorie și, la o anvelopă, dimensiunea și specificațiile) este a sediului și doar pentru citire într-o locație.
• Stocul, locul pe raft, minimul și maximul, notițele și taxa sunt ale fiecărei locații. Sediul nu ține stoc; minimul, maximul, notițele și taxa pornesc ca ale sediului.
• Costul, prețul de vânzare și matricea de prețuri urmează sediul, cu excepția cazului în care politica este Implicit și locația le-a schimbat. Prețul de vânzare este ce face matricea de prețuri a locației din cost, ca la propriile ei piese.
• Furnizorii și mărcile vin odată cu piesele sediului. Un furnizor sau o marcă proprie a unei locații cu același nume devine copia sediului, iar un furnizor păstrează datele de contact pe care le avea locația. Piesele nu se combină niciodată: o piesă pe care o locație o ține deja sub același cod rămâne alături de copia sediului.
• Când sediul șterge o piesă, o copie fără stoc și fără istoric pleacă odată cu ea. Una cu stoc sau cu istoric de comenzi devine a locației, retrasă dacă nu mai are nimic în stoc.

Locații

Toate locațiile, cu adresa, entitatea juridică, numerotarea documentelor, numărul de persoane și felul în care sunt facturate. Un administrator poate da fiecăreia un cod al locației de 2 până la 6 litere sau cifre, afișat lângă numele ei peste tot în sediul central și oferit ca început al prefixelor ei de documente. Tot restul de pe această pagină se schimbă în setările proprii ale locației.

Numere de factură care s-ar suprapune

Fiecare locație își numerotează propriile documente. Așa că două locații care au același cod TVA și același prefix de factură sau de factură de stornare ar emite aceleași numere. Pagina Locații le marchează La fel ca cealaltă locație și sugerează un alt prefix.

Setările unei locații refuză o schimbare care ar crea o suprapunere, fie un prefix pe care îl folosește deja o altă locație cu același cod TVA, fie un cod TVA care s-ar alinia cu prefixele altei locații. O suprapunere care exista deja când service-urile s-au alăturat nu blochează nimic altceva, dar corecteaz-o, în Identitate și documente a acelei locații, înainte ca oricare dintre ele să mai emită o factură.

Setări

Ce stabilește sediul central pentru toate locațiile. Tot restul rămâne al fiecărei locații. Doar administratorii sediului le văd, iar o schimbare se aplică tuturor locațiilor imediat ce salvezi, și oricărei locații care se alătură mai târziu.

Branding este fie Fiecare locație (implicit), fie Sediul central. Cu Sediul central, încarci un logo (PNG, JPEG sau WebP, de până la 2 MB) și alegi ce arată fiecare document: logoul și telefonul, emailul și site-ul propriu al fiecărei locații. Fiecare deviz, comandă de reparație și factură le poartă atunci, iar Identitate și documente a locației spune Stabilit de sediul central pentru toate locațiile și nu le poate schimba. Numerotarea documentelor rămâne a fiecărei locații. O locație al cărei plan nu include brandingul personalizat și-l păstrează pe al ei, iar pagina o numește; locațiile facturate prin acordul tău îl includ întotdeauna.

Moduri de plată decid cum înregistrează personalul o plată. Fiecare mod este Opțional (decide fiecare locație), Mereu activ (adăugat oricărei locații care nu îl are și imposibil de dezactivat acolo) sau Mereu dezactivat. Poți adăuga moduri proprii, de exemplu Finanțare. Într-o locație, aceste moduri poartă o insignă Sediu; locația le poate redenumi în continuare. Scoaterea unui mod din lista sediului îl lasă locațiilor care îl au, ca al lor.

Listă de prețuri stabilește, pe zone, ce poate face fiecare locație cu elementele sediului: Blocat, Sediu + local sau Implicit, așa cum e descris la Listă de prețuri.

Roluri stabilește ce poate face fiecare locație cu rolurile sediului: Blocat, Sediu + local sau Implicit, așa cum e descris la Roluri.

Clienți pornește clienții partajați pentru toate locațiile. Se salvează imediat, separat de Salvează.

Transferuri pornește transferurile între locații. Și acestea se salvează imediat.

Clienți partajați

Oprit implicit. Când e pornit, o locație poate găsi și folosi clienții oricărei alte locații, de care are nevoie o flotă ale cărei dube merg la mai multe locații.

• Într-o locație, căutarea unui client pe o comandă de reparație sau în Liste → Clienți arată și potriviri La alte locații. Alege una pe o comandă de reparație, sau apasă Folosește aici în listă, iar clientul devine și al acestei locații, cu vehiculele lui. Alegerea șoferului unei flote aduce contul flotei și toate contactele ei.
• De acum înainte, numele, firma, emailul, telefonul, adresa și CUI-ul rămân aceleași în toate locațiile care folosesc clientul, oricare le-ar schimba. La fel și datele fiecărui vehicul, iar un vehicul nou sau un contact nou de flotă apare peste tot unde e folosit clientul. O dezabonare ajunge în toate locațiile; acordul unui client de a primi mesaje rămâne la locația căreia i l-a dat.
• Notițele, etichetele, numerele de cont, termenele de plată, prețurile, comenzile, facturile și plățile rămân ale fiecărei locații.
• Pagina clientului primește o filă Alte locații: comenzile și programările viitoare pe care le au celelalte locații pentru el, doar pentru citire. Deschide la te duce acolo dacă lucrezi și în acea locație.

Oprirea partajării oprește toate acestea imediat și nu șterge nimic: fiecare locație păstrează ca ai ei clienții pe care îi folosește. O locație care părăsește grupul își păstrează și ea copiile, fără să mai fie legate de ale cuiva.

Transferuri între locații

Când unei locații îi lipsește o piesă pe care o altă locație o are pe raft, i-o poate cere. Oprit implicit: un administrator al sediului îl pornește în Setări → Transferuri. Oricine are un rol care poate gestiona stocul poate cere, trimite și primi, iar doar locațiile care facturează în aceeași monedă fac schimb între ele, așa că costul unei piese se mută așa cum este.

Găsirea piesei. În Inventar → Piese (sau Anvelope), Alte locații listează ce au disponibil celelalte locații ale grupului: ce e pe raftul lor peste ce țin deoparte propriile comenzi, cu costul și prețul de vânzare. Coloana Aici spune ce este la locația ta: Există aici, cu cât ai, Piesă similară aici când ții același cod sub alt nume, sau Piesă nouă aici.

Cererea. Cere deschide cererea: câte, alte piese de la aceeași locație dacă ai nevoie și o notă. Pe o comandă de reparație, meniul unei linii de piesă sau de anvelopă are Cere de la altă locație, care caută piesa și completează cantitatea de care are nevoie linia. Un transfer cerut dintr-o comandă e legat de ea: apare sus în fila Lucrări a comenzii, iar când linia este una dintre piesele tale din stoc, ce ajunge intră pe acea piesă și e rezervat pentru linie, cu excepția cazului în care comanda e deja finalizată, facturată sau arhivată.

Trimiterea. Locația căreia i se cere găsește cererea în Inventar → Transferuri → Trimise. Trimite piesele scoate stocul de pe raftul ei, cât alege din fiecare piesă, până la cât s-a cerut și cât are disponibil. Refuză spune nu, cu un motiv dacă vrei.

Primirea. La Primite, Primește piesele pune pe raftul tău ce a ajuns. Introdu mai puțin decât s-a trimis, iar restul apare pe transfer ca Lipsesc. Stocul niciunei locații nu numără o cantitate care lipsește, așa că o corectezi cu o ajustare de stoc acolo unde se află de fapt.

Unde ajung piesele primite se decide la cerere, iar cererea arată asta: copia ta a aceleiași piese a sediului, altfel piesa pe care o ții cu același cod de piesă (sau SKU), altfel o piesă nouă proprie, creată la primire cu descrierea și costul expeditorului. Când catalogul de piese este Blocat, o locație nu poate cere o piesă pe care ar trebui s-o adauge ca proprie.

• Locația care a cerut poate anula cât timp nu s-a trimis nimic.
• Locația căreia i se cere află de o cerere sau de o anulare, iar locația care a cerut află când piesele îi sunt trimise sau refuzate. Proprietarii și managerii le primesc implicit; oricine altcineva gestionează stocul le poate porni din propriile setări de notificări.
• Istoricul fiecărei piese arată mișcarea cu numărul transferului, iar raportul Mișcări de stoc o listează ca trimisă către o locație sau primită de la ea.
• Oprirea transferurilor oprește cererile noi și ascunde stocul celorlalte locații. Transferurile deja în curs pot fi în continuare trimise, primite, refuzate sau anulate, iar Transferuri rămâne în meniu până când sunt.
• Unei locații care părăsește grupul i se anulează cererile netrimise. Piesele aflate deja pe drum pot fi încă primite.

La sediul central, Transferuri listează toate transferurile dintre locațiile tale: câte așteaptă să fie trimise și câte sunt pe drum, filtrate după stare și locație. Orice rol al sediului le poate citi, inclusiv piesele, comanda din care a fost cerut un transfer și istoricul lui. Pașii propriu-ziși se fac în locații.

Facturarea

Grupul are un acord cu GarageFlow și primește o singură factură, în euro, pentru toate locațiile incluse în el. Plătește fiecare factură cu cardul, prin debit direct SEPA sau prin transfer bancar, sau las-o să fie încasată automat de pe un card.

• Pagina Abonament și facturare a fiecărei locații spune Facturat prin organizația ta și nu are nimic de schimbat.
• Locurile sunt comune tuturor locațiilor: o persoană contează o singură dată, indiferent în câte locații lucrează.
• O locație adăugată în timpul termenului se facturează proporțional pe factura următoare. Una care pleacă iese la reînnoire, până la numărul de locații la care s-a angajat acordul tău.
• Dacă factura grupului e restantă, locațiile lui continuă să funcționeze cât timp se achită.

Când o locație părăsește grupul

Cere-ne și o separăm. Persoanele ei își păstrează accesul: ce le-a dat sediul central devine al locației, gestionat pe propria ei pagină de echipă. Nu mai e facturată prin grup, așa că proprietarul ei alege un plan pe pagina de facturare. Sediul central nu poate fi separat, și nici singura locație a unui grup.

Rezolvarea problemelor

„Nu văd meniul de locații.” Apare doar când poți intra în mai multe locuri. Cere unui administrator al sediului să-ți dea acces în Persoane.

„Nu pot schimba rolul cuiva din echipa mea.” Poartă o insignă HQ: sediul central i-a dat acel acces și doar sediul îl poate schimba. Poți stabili în continuare cât te costă.

„Identitate și documente spune că e stabilit de sediul central.” Un administrator al sediului a ales Sediul central în Setări → Branding. Îl poate readuce la Fiecare locație.

„La salvarea unui prefix apare că altă locație are același cod TVA.” Cele două ar emite aceleași numere de factură. Folosește prefixul sugerat de mesaj sau oricare altul pe care cealaltă locație nu îl folosește. Vezi numere de factură care s-ar suprapune.

„Totalurile din Prezentare nu se potrivesc cu raportul unei locații.” Verifică perioada și moneda: totalurile se țin pe monedă, iar ziua fiecărei locații se termină la propriul ei miez al nopții.

„Un raport pe care îl folosesc într-o locație nu e în Rapoartele sediului central.” Deocamdată, opt rapoarte funcționează în toate locațiile. Restul rămân în fiecare locație, în propriile ei Rapoarte.

„Nu văd Alte locații la Piese.” Transferurile sunt oprite, rolul tău nu poate gestiona stocul sau nicio altă locație nu facturează în moneda ta.

„Piesele primite au ajuns pe o piesă nouă în loc de a mea.” Piesele ajung pe piesa pe care o ții cu același cod de piesă sau SKU. Dă piesei tale codul expeditorului înainte de următoarea cerere; pentru aceasta, mută stocul cu o ajustare de stoc și retrage piesa în plus.

„Vreau să deschid o locație nouă.” Contactează-ne. Acordul tău stabilește câte locații poate avea grupul, iar noi o deschidem pe fiecare.