O comandă de aprovizionare este ce ai comandat de la un furnizor: liniile, cât a costat fiecare și cât a sosit deja. Le găsești la Inventar, Comenzi de aprovizionare, numerotate PO-0001, PO-0002 și așa mai departe. Toate planurile le au.
De la ciornă la primită
Ciornă
Adaugi, modifici și ștergi linii cum vrei. Nimic n-a plecat la furnizor, așa că o ciornă se poate șterge de tot.
Marchează ca trimisă
Ai plasat comanda. Liniile se blochează, iar orice linie dintr-o comandă de service aflată pe ea își arată piesele ca fiind comandate. Nr. facturii furnizorului și nota rămân editabile.
Recepționează
Recepționezi fiecare linie pe măsură ce sosește, spunând câte au venit, sau apeși Recepționează tot. Comanda apare Primită parțial până sosește ultima linie, apoi Primită.
Anulează oprește o comandă deja plasată. Ce a sosit rămâne în stoc; liniile din comenzile de service care încă o așteptau nu mai apar ca fiind comandate.
Trimite pe email o trimite furnizorului din partea atelierului, cu PDF-ul atașat. Merge la adresa furnizorului, dacă nu scrii alta, iar dintr-o ciornă poate marca și comanda ca trimisă în același pas, pentru că a o trimite înseamnă a o plasa. Comanda arată apoi când a fost trimisă ultima dată și cui. PDF descarcă același document.
Ce intră pe o linie
- O piesă din inventar. Dacă nu-i pui preț, se comandă la cât costă piesa azi.
- O piesă pe care n-o ții pe stoc. Scrii numele și numărul ei. Recepția nu mișcă stocul; Adaugă în inventar pe linie o transformă într-o piesă de la acest furnizor, la costul liniei, iar de atunci linia recepționează în ea. O anvelopă se adaugă la Inventar, Anvelope, apoi se alege pe linie.
- O taxă, cum ar fi transportul sau o garanție pentru piesa veche. Se plătește, dar nu se recepționează niciodată.
Comanzi de acolo de unde apare nevoia
Rar trebuie să pornești de la o comandă goală.
- Dintr-o comandă de service. Meniul unei linii de piesă sau anvelopă are Comandă de la furnizor. Linia ajunge în ciorna acelui furnizor pentru această comandă, sau începe una, iar de atunci linia își arată comanda de aprovizionare.
- De pe tabla Piese și anvelope. Bifezi liniile, apoi Creează comenzi de aprovizionare: câte o ciornă pe furnizor, după furnizorul fiecărei piese (liniile a căror piesă n-are furnizor îți cer să alegi unul).
- Din Stoc redus. Reaprovizionează din raportul Stoc redus pune fiecare piesă sub minim în ciorna furnizorului ei, cât s-o readucă la maxim (sau la minim, dacă nu are maxim), minus ce e deja comandat.
Liniile care vin toate din aceeași comandă de service ajung în ciorna acelei comenzi. Restul, inclusiv stocul pentru raft, ajunge în ciorna furnizorului fără comandă. O linie aflată deja pe o comandă de aprovizionare e sărită, ca să nu fie comandată de două ori.
Recepția și ce schimbă
Recepția pune piesele pe raft, iar istoricul piesei arată intrarea cu comanda de aprovizionare.
Costul piesei devine cât ai plătit. Dacă furnizorul a cerut mai mult de data asta, piesa costă acum mai mult, iar o matrice de prețuri stabilește prețul următoarei linii pe care o adaugi cu ea. Nimic din ce e deja în deviz sau facturat nu se schimbă. O linie lăsată la zero nu spune nimic despre cost și lasă costul piesei cum era.
Notă
Într-o organizație în care sediul central stabilește prețurile, recepția înregistrează totuși cât ai plătit, dar costul piesei rămâne cel stabilit de sediul central.
O linie comandată pentru o comandă de service marchează piesele acelei comenzi ca sosite când a venit tot și rezervă stocul pentru ea, ca și cum l-ai fi rezervat acolo. Dacă acea comandă e deja finalizată sau facturată, nu se rezervă nimic.
Trimiterea facturii de achiziție în QuickBooks sau Xero
Cu QuickBooks sau Xero conectat, o comandă de aprovizionare pe care a sosit ceva poate ajunge în contabilitate ca factură de achiziție datorată furnizorului. Coloana de detalii are o secțiune Factură de achiziție în QuickBooks (sau Xero) cu Trimite în QuickBooks.
- Ce conține: ce a sosit, la costul plătit, plus taxele. Ce n-a sosit încă nu e datorat, deci nu e pe factură.
- Numărul ei este nr. facturii furnizorului, de care comanda are nevoie înainte să poată fi trimisă.
- Furnizorul este cel deja existent în contabilitate dacă e asociat sau are același nume; altfel e adăugat acolo prima dată.
- Conturi: piesele merg în contul ales la Setări, Contabilitate, Comenzi de aprovizionare; transportul și taxele în contul lor, sau în același.
- Taxe: costurile dintr-o comandă de aprovizionare sunt fără taxe. Alegi acolo o Cotă de taxă la achiziții și contabilitatea adaugă TVA-ul la acea cotă, așa că factura se potrivește cu a furnizorului. Lăsată goală, facturile merg fără taxe.
Nimic nu pleacă singur. Dacă mai sosește ceva sau se schimbă nr. facturii după ce factura a fost trimisă, apare Neactualizată și oferă Actualizează în QuickBooks. Dacă între timp cineva a modificat factura în contabilitate, actualizarea se oprește și întreabă înainte ca Înlocuiește în QuickBooks să pună comanda de aprovizionare peste acea modificare.
Cine ce poate face
Plasarea comenzilor cheltuie banii atelierului, așa că crearea, editarea, trimiterea pe email, marcarea ca trimisă, trimiterea facturii în contabilitate, anularea și ștergerea cer Administrează operarea atelierului: proprietarii și managerii. Vizualizarea comenzilor de aprovizionare și recepția livrărilor cer Caută piese și ajustează stocul, pe care îl are atelierul, așa că cine desface cutia o și recepționează.
Unde apar cifrele
- Lista de piese. O coloană Comandat lângă În stoc: ce mai e de sosit pentru raft, inclusiv din ciorne. Piesele comandate pentru o comandă de service contează la acea comandă, nu aici. Cantitatea de reaprovizionat din Stoc redus scade aceeași cifră.
- Pagina furnizorului. Comandat este ce mai are de trimis acel furnizor din comenzile plasate, la prețul comandat. Recepționat în stoc adună ce a venit de la el la costul plătit. O filă Comenzi de aprovizionare le listează pe ale lui.
- Rapoarte, la Achiziții. Cheltuieli pe furnizor însumează stocul recepționat în perioadă la costul plătit, pe furnizorul de la care s-a cumpărat. Achiziții listează fiecare linie a comenzilor plasate în perioadă, cu taxele și piesele pe care nu le ții pe stoc, și ce a sosit; comenzile anulate au filtrul lor.
Probleme frecvente
„Nu pot modifica liniile.” Comanda a fost plasată. Doar liniile unei ciorne se schimbă; nr. facturii furnizorului și nota, da.
„La recepție scrie că trebuie să fie între 0 și un număr.” Acel număr e ce mai are de sosit linia. Nu poți recepționa mai mult decât s-a comandat.
„Adaugă în inventar nu apare pe această linie.” E o taxă, e o anvelopă sau linia e deja o piesă pe care o ții pe stoc.
„Prețul de vânzare s-a schimbat după o livrare.” Costul piesei a devenit cât ai plătit, iar matricea de prețuri a recalculat prețul.
„Tabla a sărit unele dintre liniile mele.” Erau deja pe o comandă de aprovizionare.
„Reaprovizionează spune că nu e nimic de reaprovizionat.” Fiecare piesă cu stoc redus e deja comandată, într-o ciornă sau la furnizor.
„Trimite în QuickBooks e gri.” Secțiunea spune ce lipsește: nr. facturii furnizorului sau contul în care se înregistrează achizițiile, ales la Setări, Contabilitate.