Gestionar varias ubicaciones

En Enterprise, un grupo de talleres funciona como una sola organización. Cada ubicación es un taller de GarageFlow completo, con su propio equipo, sus órdenes, sus clientes, sus facturas, su configuración y su numeración de documentos. La sede central está por encima de todas: un solo sitio para ver las cifras de cada ubicación lado a lado, decidir quién trabaja dónde y fijar el logotipo y los métodos de pago de todas.

Puesta en marcha

Varias ubicaciones se configura contigo, no se compra en línea, así que la fila de Enterprise en Cambiar de plan dice Contáctanos. Abrimos la sede central y nombramos a sus primeros administradores, incorporamos los talleres que ya llevas en GarageFlow y abrimos los nuevos. Abrir otra ubicación más adelante también pasa por nosotros; la página Ubicaciones de la sede central muestra cuántas permite tu acuerdo.

Nada se cobra dos veces. Si un taller pagaba su propio plan, esa suscripción termina cuando el acuerdo del grupo lo asume, y el tiempo que ya había pagado se abona.

Cambiar de ubicación

Quien puede entrar en más de un sitio tiene un menú en el nombre del taller, arriba de la barra lateral: primero Sede central, para quienes tienen acceso a ella, y después Ubicaciones, cada una con su ciudad. Elige una y todo la sigue: el tablero, las órdenes, los clientes, los informes y la configuración son los de esa ubicación.

• GarageFlow recuerda dónde estabas y lo abre la próxima vez que inicies sesión.
• Cada pestaña del navegador conserva su propia ubicación, así que puedes tener dos ubicaciones abiertas una al lado de otra.
• Una ubicación suspendida aparece en la lista, pero no se puede elegir.
• En la app para técnicos, Cambiar de taller hace lo mismo. Se abre en la ubicación que elegiste la última vez, y la sede central no aparece ahí.

Sede central

En la sede central, la barra lateral muestra solo las páginas de la sede. Cuáles depende del rol de cada persona allí:

Resumen

Todas las ubicaciones en una sola tabla, para el periodo que elijas, de Hoy a Todo el tiempo. Cada fila es el propio informe Resumen de ventas de esa ubicación, así que coincide con lo que la ubicación ve en Informes:

• Órdenes: órdenes creadas en el periodo, presupuestos incluidos.
• Ventas: ventas netas, antes de impuestos y después de descuentos.
• Valor promedio de orden, Beneficio y Margen, calculados a partir de esas cifras.
• Abiertas ahora: órdenes de reparación aprobadas y aún sin facturar, sea cual sea el periodo. La línea bajo el total abre el informe Trabajo en curso con todas ellas.

Los totales sobre la tabla se llevan por moneda: las ubicaciones que facturan en monedas distintas nunca se suman entre sí. Cada ubicación cuenta sus días en su propia zona horaria, así que «Hoy» termina a la medianoche de cada ubicación.

Abrir en una fila te lleva a esa ubicación, si tienes acceso a ella.

Informes

Los informes que tiene una ubicación, ejecutados en todas las ubicaciones a la vez. Elige el periodo y, si quieres, solo algunas ubicaciones o países. Por ahora hay ocho: Resumen de ventas, Rentabilidad de órdenes, Trabajo en curso, Impuesto sobre ventas, Pagos cobrados, Ventas de mano de obra por técnico, Horas por técnico y Eficiencia por técnico.

• Por ubicación pone las cifras principales de cada ubicación lado a lado. Todas las filas lista las filas de todas las ubicaciones en una sola tabla con una columna de ubicación. Ordena por cualquier columna, o por ubicación para mantener juntas las filas de cada una.
• Las cifras se suman por moneda, nunca entre monedas. Los promedios y los márgenes se calculan a partir de las cifras sumadas, no promediando entre ubicaciones.
• Cada ubicación cuenta sus días en su propia zona horaria, como en su propia página de Informes, así que la parte de una ubicación siempre coincide con lo que ve allí.
• Trabajo en curso no tiene periodo: es lo que está abierto ahora mismo en cada ubicación (aprobado, en el taller o terminado y a la espera de su factura), con cada orden contada en los días de su ubicación.
• Impuesto sobre ventas es el impuesto de cada ubicación sobre las facturas que emitió en el periodo, menos sus facturas rectificativas, con las ventas sujetas y exentas. El impuesto se sigue declarando por ubicación: los totales por moneda son para leer, no para una declaración.
• Exportar CSV descarga todas las filas, con su ubicación y su moneda primero.
• Abrir en una ubicación te lleva a ella y abre el mismo informe para el mismo periodo, si tienes acceso a sus informes.

Clientes

Busca un cliente en todas las ubicaciones a la vez: una queja que llega a la oficina central, o una flota cuyas furgonetas van a varias sedes. Escribe al menos dos caracteres de un nombre, una empresa, un teléfono, un correo, una matrícula, un VIN, el número de cuenta de una flota o el número de unidad de una furgoneta. Un teléfono coincide se escriba como se escriba, y una matrícula coincide sin sus espacios.

• Cada resultado es el registro propio de una ubicación: dónde está, cuántos vehículos y órdenes tiene, la última visita y lo pendiente de cobro en la moneda de esa ubicación.
• Haz clic en un resultado para leerlo: datos de contacto, notas, vehículos, las últimas órdenes y, para una flota, sus contactos.
• También en otras sedes lista los registros de la misma persona en el resto del grupo: las copias de un cliente compartido y los registros con el mismo correo, teléfono o NIF. Cada ubicación conserva su propio registro, así que se listan uno al lado de otro, sin fusionarse.
• Abrir en te lleva a esa ubicación, en ese cliente, si trabajas allí. La sede central no puede cambiar un cliente; la ubicación que lo tiene sí.

Personas

Quién puede trabajar en la sede central y en qué ubicaciones. Añadir persona pide un correo: alguien que ya está en uno de tus equipos tiene acceso al momento, y cualquier otra persona recibe una invitación por correo. Cada persona tiene tres ajustes:

• Sede central: Administrador (todo en la sede central, incluidas Personas y Configuración), Gerente (las cifras de todas las ubicaciones y la página Ubicaciones), Observador (las cifras de todas las ubicaciones, sin cambiar nada) o Sin acceso a la sede central para quien solo trabaja en ubicaciones.
• Ubicaciones: Todas las ubicaciones, también las nuevas, Ubicaciones elegidas o Ninguna ubicación.
• Rol en estas ubicaciones: Propietario, Gerente o Mecánico, los roles predefinidos, o uno de los roles que la sede central creó en su página Roles. Los roles propios de una ubicación no se ofrecen, porque cada uno pertenece a esa ubicación. Si alguien ya está en el equipo propio de una ubicación, conserva el rol que esa ubicación le dio.

El acceso se añade al equipo de cada ubicación, donde lleva una insignia HQ. La ubicación puede seguir fijando lo que esa persona le cuesta, pero solo la sede central puede cambiar su rol allí o quitarla. Quitar acceso retira la sede central y todas las ubicaciones que la sede le dio; un puesto en el equipo propio de una ubicación se queda.

Hay dos cambios que se rechazan: uno que dejaría a la organización sin un administrador de la sede, y uno que dejaría a una ubicación sin nadie capaz de gestionar su equipo.

Las personas que añade la sede central empiezan solo con las notificaciones que todo rol tiene que recibir, para que un gerente regional no reciba de golpe las de diez ubicaciones. Pueden activar el resto, ubicación por ubicación, en sus propios ajustes de notificaciones.

Roles

Los roles que la sede central crea aquí llegan a todas las ubicaciones, así que un «Asesor de servicio» significa lo mismo en todas partes. Solo los administradores de la sede ven esta página. Un rol se crea igual que en una ubicación (consulta equipo y roles), y un cambio llega a todas las ubicaciones en cuanto guardas. Propietario, Gerente y Mecánico no se comparten: cada ubicación conserva los suyos.

En una ubicación, los roles de la sede central llevan una insignia Sede y conservan el nombre que les dio la sede, y su equipo puede asignarlos a cualquiera. Lo demás que la ubicación puede hacer depende del ajuste Roles de la Configuración:

• Bloqueado: solo los roles de la sede central y los predefinidos. La ubicación no añade roles propios, y los permisos que cambió vuelven a ser los de la sede.
• Sede + local (el valor por defecto): los roles de la sede tal como son, junto a los propios de la ubicación.
• Predeterminado: la ubicación también puede cambiar lo que permite uno de los roles de la sede. Los cambios posteriores de la sede lo respetan.

Un cambio que dejaría a una ubicación sin nadie capaz de gestionar su equipo se rechaza, y el mensaje nombra la ubicación. Para desactivar o eliminar un rol que tienen algunas personas, elige el rol al que pasan; pasan en todas las ubicaciones.

Si una ubicación ya tiene un rol con el mismo nombre, el de la sede llega allí como «Nombre (HQ)» hasta que la ubicación cambie el nombre del suyo.

Libro de precios

Lo que cada ubicación cobra y con lo que trabaja, fijado una vez en la sede central. El grupo Libro de precios de la barra lateral tiene una página para cada cosa: Tarifas de mano de obra, Matrices de mano de obra, Matrices de precios, Servicios predefinidos, Categorías, Plantillas de inspección y el Catálogo de piezas. Cada una funciona igual que la misma página en una ubicación, y lo que añade la sede llega a cada ubicación como copia propia, con una insignia Sede. Un cambio llega en cuestión de momentos tras guardar, y una ubicación que se une más tarde recibe el libro entero.

La sede central empieza con el libro vacío, así que nada cambia en una ubicación hasta que la sede añade algo. Los cargos del taller, las plantillas de mensajes y los ajustes de impuestos siguen siendo de cada ubicación.

Lo que una ubicación puede hacer con los elementos de la sede se fija por área en la Configuración, en Libro de precios:

• Bloqueado: solo los de la sede. La ubicación no añade los suyos, lo que cambió vuelve a ser lo de la sede, y la tarifa o matriz predeterminada de la sede es la suya. Sus elementos propios que ya existían se quedan y se pueden seguir eliminando.
• Sede + local (el valor por defecto): los elementos de la sede tal como son, de solo lectura, junto a los propios de la ubicación.
• Predeterminado: la ubicación también puede cambiar el precio de los elementos de la sede: el precio de una tarifa, los tramos de una matriz, las líneas de un servicio predefinido, el coste y el precio de venta de una pieza, o las comprobaciones de una plantilla de inspección. Los cambios posteriores de la sede respetan lo que cambió, y un precio devuelto al de la sede vuelve a seguir a la sede.

Los precios solo viajan entre ubicaciones que facturan en la misma moneda:

• Las tarifas de mano de obra llegan a las ubicaciones en la moneda de la sede con el precio de la sede. Una ubicación en otra moneda recibe una tarifa cuando la sede fija allí su precio en la página Precios.
• Las matrices de precios y los servicios predefinidos llegan solo a las ubicaciones en la moneda de la sede. Las categorías y las plantillas de inspección llegan a todas las ubicaciones; una comprobación sugiere el servicio predefinido de la sede solo donde la ubicación lo tiene.
• Las piezas llegan a todas las ubicaciones. Una ubicación en otra moneda pone ella misma el precio de las piezas de la sede.

Eliminar uno de los elementos de la sede elimina su copia en todas las ubicaciones. Las órdenes conservan los precios con los que se escribieron, y una categoría o pieza que una ubicación todavía usa pasa a ser de la ubicación.

Precios

Las tarifas de mano de obra de la sede central, con lo que cobra cada ubicación. Haz clic en un precio para fijar el de esa ubicación; se mantiene con cualquier política, y Usar precio de la sede lo devuelve al de la sede. Cada ubicación elige su propia tarifa de mano de obra y matriz de precios predeterminadas, salvo con Bloqueado.

Catálogo de piezas

Piezas, neumáticos y proveedores que todas las ubicaciones tienen con la misma descripción.

• La pieza en sí (nombre, número de pieza, SKU, marca, proveedor, categoría y la medida y especificación de un neumático) es de la sede y de solo lectura en una ubicación.
• El stock, el lugar en la estantería, el mínimo y el máximo, las notas y el impuesto son de cada ubicación. La sede no tiene stock; el mínimo, el máximo, las notas y el impuesto empiezan como los de la sede.
• El coste, el precio de venta y la matriz de precios siguen a la sede salvo que la política sea Predeterminado y la ubicación los haya cambiado. El precio de venta es lo que la matriz de precios de la ubicación hace con el coste, igual que con sus propias piezas.
• Los proveedores y las marcas llegan con las piezas de la sede. Un proveedor o una marca propios de una ubicación con el mismo nombre pasan a ser la copia de la sede, y un proveedor conserva los datos de contacto que la ubicación tenía. Las piezas nunca se combinan: una pieza que una ubicación ya tiene con el mismo número se queda junto a la copia de la sede.
• Cuando la sede elimina una pieza, una copia sin stock ni historial se va con ella. Una con stock o historial de órdenes pasa a ser de la ubicación, retirada si no le queda ninguna en stock.

Ubicaciones

Todas las ubicaciones con su dirección, su entidad jurídica, su numeración de documentos, su número de personas y cómo se facturan. Un administrador puede dar a cada una un código de ubicación de 2 a 6 letras o cifras, que aparece junto a su nombre en toda la sede central y se ofrece como inicio de sus prefijos de documentos. Todo lo demás de esta página se cambia en la configuración propia de la ubicación.

Números de factura que chocarían

Cada ubicación numera sus propios documentos. Así que dos ubicaciones que comparten NIF y además comparten el prefijo de facturas o de facturas rectificativas emitirían los mismos números. La página Ubicaciones las marca como Igual que la otra ubicación y sugiere un prefijo distinto.

La configuración de una ubicación rechaza un cambio que crearía un choque, ya sea un prefijo que ya usa otra ubicación con el mismo NIF, o un NIF que coincidiría con los prefijos de otra ubicación. Un choque que ya existía cuando los talleres se unieron no bloquea nada más, pero corrígelo en Marca y documentos de esa ubicación antes de que cualquiera de las dos emita otra factura.

Configuración

Lo que la sede central fija para todas las ubicaciones. Todo lo demás sigue siendo de cada ubicación. Solo los administradores de la sede la ven, y un cambio se aplica a todas las ubicaciones en cuanto guardas, y a cualquier ubicación que se una más tarde.

Marca es Cada ubicación (el valor por defecto) o Sede central. Con Sede central, subes un logotipo (PNG, JPEG o WebP, de hasta 2 MB) y eliges lo que muestra cada documento: el logotipo, y el teléfono, el correo y el sitio web propios de cada ubicación. Cada presupuesto, orden de reparación y factura los lleva entonces, y Marca y documentos de la ubicación dice Lo fija la sede central para todas las ubicaciones y no puede cambiarlos. La numeración de documentos sigue siendo de cada ubicación. Una ubicación cuyo plan no incluye la marca personalizada conserva la suya, y la página la nombra; las ubicaciones facturadas a través de tu acuerdo siempre la incluyen.

Métodos de pago deciden cómo registra un pago el personal. Cada método es Opcional (cada ubicación decide), Siempre activado (se añade a cualquier ubicación que no lo tenga y allí no se puede desactivar) o Siempre desactivado. Puedes añadir los tuyos, como Financiación. En una ubicación estos métodos llevan una insignia Sede; la ubicación puede seguir cambiándoles el nombre. Quitar un método de la lista de la sede lo deja en las ubicaciones que lo tienen, como propio.

Libro de precios fija, por área, lo que cada ubicación puede hacer con los elementos de la sede: Bloqueado, Sede + local o Predeterminado, como se describe en Libro de precios.

Roles fija lo que cada ubicación puede hacer con los roles de la sede: Bloqueado, Sede + local o Predeterminado, como se describe en Roles.

Clientes activa los clientes compartidos para todas las ubicaciones. Se guarda al momento, aparte de Guardar.

Traspasos activa los traspasos entre ubicaciones. También se guarda al momento.

Clientes compartidos

Desactivado por defecto. Cuando está activado, una ubicación puede encontrar y usar los clientes de cualquier otra, que es lo que necesita una flota cuyas furgonetas van a varias sedes.

• En una ubicación, buscar un cliente en una orden de reparación, o en Listas → Clientes, también muestra coincidencias En otras sedes. Elige una en una orden de reparación, o haz clic en Usar aquí en la lista, y el cliente pasa a ser también de esta ubicación, con sus vehículos. Elegir al conductor de una flota trae la cuenta de la flota y todos sus contactos.
• A partir de ahí, el nombre, la empresa, el correo, el teléfono, la dirección y el NIF se mantienen iguales en todas las ubicaciones que usan al cliente, sea cual sea la que los cambie. Lo mismo pasa con los datos de cada vehículo, y un vehículo nuevo o un contacto nuevo de flota aparece en todos los sitios donde se usa al cliente. Una baja de las comunicaciones llega a todas las ubicaciones; el consentimiento de un cliente para recibir mensajes se queda en la ubicación a la que se lo dio.
• Las notas, las etiquetas, los números de cuenta, las condiciones de pago, los precios, las órdenes, las facturas y los pagos siguen siendo de cada ubicación.
• La página del cliente gana una pestaña Otras sedes: las órdenes y las próximas citas que las otras ubicaciones tienen con él, en solo lectura. Abrir en te lleva allí si también trabajas en esa ubicación.

Desactivarlo detiene todo esto al momento y no elimina nada: cada ubicación conserva como propios los clientes que usa. Una ubicación que deja el grupo también conserva sus copias, ya sin vínculo con las de nadie.

Traspasos entre ubicaciones

Cuando a una ubicación le falta una pieza que otra tiene en la estantería, puede pedírsela. Desactivado por defecto: un administrador de la sede lo activa en Configuración → Traspasos. Cualquiera cuyo rol pueda gestionar el inventario puede pedir, enviar y recibir, y solo las ubicaciones que facturan en la misma moneda intercambian piezas entre sí, así que el coste de una pieza se mueve tal cual.

Encontrar la pieza. En Inventario → Repuestos (o Neumáticos), Otras sedes lista lo que tienen disponible las demás ubicaciones del grupo: lo que hay en su estantería por encima de lo que reservan sus propias órdenes, con su coste y su precio de venta. La columna Aquí dice qué es en tu ubicación: Lo tienes aquí con lo que tienes, Repuesto similar aquí cuando tienes el mismo número con otro nombre, o Repuesto nuevo aquí.

Pedir. Pedir abre la solicitud: cuántas, más piezas de la misma ubicación si las necesitas y una nota. En una orden de reparación, el menú de una línea de pieza o de neumático tiene Pedir a otra sede, que busca esa pieza y rellena la cantidad que necesita la línea. Un traspaso pedido desde una orden queda vinculado a ella: aparece arriba en la pestaña Trabajo de la orden, y cuando la línea es una de tus piezas en stock, lo que llega cae en esa pieza y queda reservado para la línea, salvo que la orden ya esté completada, facturada o archivada.

Enviar. La ubicación a la que se le pide lo encuentra en Inventario → Traspasos → Salientes. Enviar repuestos saca el stock de su estantería, la cantidad de cada pieza que decida, hasta lo pedido y lo que tenga disponible. Rechazar dice que no, con un motivo si quieres.

Recibir. En Entrantes, Recibir repuestos pone en tu estantería lo que llegó. Introduce menos de lo enviado y el resto aparece en el traspaso como Faltan. El stock de ninguna de las dos ubicaciones cuenta una cantidad que falta, así que corrígela con un ajuste de stock donde esté realmente.

Dónde caen las piezas recibidas se decide al pedirlas, y la solicitud lo muestra: tu copia de la misma pieza de la sede, si no la pieza que tienes con el mismo número de pieza (o SKU), y si no una pieza nueva propia, creada al recibirla con la descripción y el coste del remitente. Cuando el catálogo de piezas está Bloqueado, una ubicación no puede pedir una pieza que tendría que añadir como propia.

• La ubicación que pidió puede cancelar mientras no se haya enviado nada.
• La ubicación a la que se le pide recibe un aviso de una solicitud o de una cancelación, y la ubicación que pidió recibe un aviso cuando sus piezas se envían o se rechazan. Los propietarios y los gerentes los reciben por defecto; cualquier otra persona que gestione el inventario puede activarlos en sus ajustes de notificaciones.
• El Historial de cada pieza muestra el movimiento con el número del traspaso, y el informe Movimiento de inventario lo lista como enviado a una ubicación o recibido de ella.
• Desactivar los traspasos detiene las solicitudes nuevas y oculta el stock de las demás ubicaciones. Los traspasos ya en marcha todavía se pueden enviar, recibir, rechazar o cancelar, y Traspasos sigue en el menú hasta que lo estén.
• A una ubicación que deja el grupo se le cancelan las solicitudes que no se han enviado. Las piezas que ya van de camino todavía se pueden recibir.

En la sede central, Traspasos lista todos los traspasos entre tus ubicaciones: cuántos esperan a enviarse y cuántos van de camino, filtrados por estado y ubicación. Todos los roles de la sede pueden leerlo, incluidas las piezas, la orden desde la que se pidió un traspaso y su historial. Los pasos en sí se dan en las ubicaciones.

Facturación

El grupo tiene un acuerdo con GarageFlow y recibe una sola factura, en euros, por todas las ubicaciones incluidas en él. Paga cada factura con tarjeta, adeudo directo SEPA o transferencia bancaria, o haz que se cargue automáticamente a una tarjeta.

• La página Suscripción y facturación de cada ubicación dice Facturado a través de tu organización y no tiene nada que cambiar.
• Todas las ubicaciones comparten los puestos: una persona cuenta una vez, trabaje en las ubicaciones que trabaje.
• Una ubicación añadida durante el plazo se prorratea en la siguiente factura. Una que se va sale en la renovación, hasta el número de ubicaciones con el que se compromete tu acuerdo.
• Si la factura del grupo está vencida, sus ubicaciones siguen funcionando mientras se liquida.

Cuando una ubicación deja el grupo

Pídenoslo y la separamos. Sus personas conservan su acceso: lo que la sede central les dio pasa a ser de la ubicación, gestionado en su propia página de equipo. Ya no se factura a través del grupo, así que su propietario elige un plan en su página de facturación. La sede central no se puede separar, y tampoco la única ubicación de un grupo.

Solución de problemas

«No veo el menú de ubicaciones.» Solo aparece cuando puedes entrar en más de un sitio. Pide a un administrador de la sede que te dé acceso en Personas.

«No puedo cambiar el rol de alguien de mi equipo.» Lleva una insignia HQ: la sede central le dio ese acceso, y solo la sede puede cambiarlo. Todavía puedes fijar lo que te cuesta.

«Marca y documentos dice que lo fija la sede central.» Un administrador de la sede eligió Sede central en Configuración → Marca. Puede volver a ponerlo en Cada ubicación.

«Al guardar un prefijo dice que otra ubicación tiene el mismo NIF.» Las dos emitirían los mismos números de factura. Usa el prefijo que sugiere el mensaje, o cualquier otro que la otra ubicación no use. Consulta números de factura que chocarían.

«Los totales del Resumen no coinciden con el informe de una ubicación.» Comprueba el periodo y la moneda: los totales se llevan por moneda, y el día de cada ubicación termina a su propia medianoche.

«Un informe que uso en una ubicación no está en los Informes de la sede central.» Por ahora, ocho informes funcionan en todas las ubicaciones. El resto sigue en cada ubicación, en sus propios Informes.

«No veo Otras sedes en Repuestos.» Los traspasos están desactivados, tu rol no puede gestionar el inventario o ninguna otra ubicación factura en tu moneda.

«Las piezas recibidas fueron a una pieza nueva en lugar de a la mía.» Las piezas caen en la pieza que tienes con el mismo número de pieza o SKU. Pon a tu pieza el número del remitente antes de pedir la próxima vez; para esta, mueve el stock con un ajuste de stock y retira la pieza sobrante.

«Quiero abrir otra ubicación.» Contáctanos. Tu acuerdo fija cuántas ubicaciones puede tener el grupo, y nosotros abrimos cada una.