Una orden de compra es lo que pediste a un proveedor: las líneas, lo que costó cada una y cuánto ha llegado ya. Están en Inventario, Órdenes de compra, numeradas PO-0001, PO-0002 y así sucesivamente. Todos los planes las incluyen.
Del borrador a recibida
Borrador
Añade, cambia y quita líneas libremente. Nada ha ido al proveedor, así que un borrador se puede eliminar sin más.
Marcar como pedida
Ya hiciste el pedido. Las líneas se bloquean y cualquier línea de una orden de trabajo que esté en ella muestra sus piezas como pedidas. El n.º de factura del proveedor y la nota siguen siendo editables.
Recibir
Recibe cada línea según llega, indicando cuántas vinieron, o pulsa Recibir todo. La orden aparece como Recibida en parte hasta que llega la última línea, y entonces como Recibida.
Anular cancela un pedido ya hecho. Lo que ya llegó se queda en stock; las líneas de órdenes de trabajo que aún lo esperaban dejan de figurar como pedidas.
Enviar por correo se la manda al proveedor desde tu taller, con el PDF adjunto. Va a la dirección del proveedor salvo que escribas otra, y en un borrador puede marcar la orden como pedida en el mismo paso, porque enviarla es hacer el pedido. La orden muestra luego cuándo se envió por última vez y a quién. PDF descarga el mismo documento.
Qué va en una línea
- Una pieza de tu inventario. Si no le pones precio, se pide a lo que cuesta hoy la pieza.
- Una pieza que no tienes en stock. Escribe su nombre y su número. Recibirla no mueve stock; Añadir al inventario en la línea la convierte en una pieza de este proveedor al coste de la línea, y a partir de entonces la línea recibe en ella. Un neumático se añade en Inventario, Neumáticos, y después se elige en la línea.
- Un cargo, como el envío o una fianza de casco. Se paga, pero nunca se recibe.
Pedir desde donde surge la necesidad
Rara vez hace falta empezar con una orden en blanco.
- Desde una orden de trabajo. El menú de una línea de pieza o neumático tiene Pedir al proveedor. La línea va al borrador de ese proveedor para esta orden, o empieza uno, y desde entonces la línea indica su orden de compra.
- Desde el tablero Repuestos y neumáticos. Marca las líneas y pulsa Crear órdenes de compra: un borrador por proveedor, según el proveedor de cada pieza (las líneas cuya pieza no tiene ninguno te piden que elijas uno).
- Desde Stock bajo. Reponer en el informe Stock bajo pone cada pieza por debajo de su mínimo en el borrador de su proveedor, lo bastante para volver a su máximo (o a su mínimo, si no hay máximo), menos lo que ya está pedido.
Las líneas que vienen todas de una misma orden de trabajo van al borrador de esa orden. Todo lo demás, incluido el stock para la estantería, va al borrador del proveedor sin orden. Una línea que ya está en una orden de compra se omite en lugar de pedirse dos veces.
Recibir, y lo que cambia
Recibir pone las piezas en la estantería, y el historial de la pieza muestra la recepción con su orden de compra.
El coste de la pieza pasa a ser lo que pagaste. Si el proveedor cobró más esta vez, la pieza cuesta ahora más, y una matriz de precios fija el precio de la próxima línea que añadas con ella. Nada de lo ya presupuestado o facturado cambia. Una línea a cero no dice nada del coste y deja el de la pieza como estaba.
Nota
En una organización donde la sede central fija los precios, la recepción registra igualmente lo que pagaste, pero el coste de la pieza sigue siendo el que fijó la sede central.
Una línea pedida para una orden de trabajo marca las piezas de esa orden como recibidas cuando ha llegado todo, y reserva el stock para ella, como si lo hubieras reservado allí. Si la orden ya está completada o facturada, no se reserva nada.
Enviar la factura de compra a QuickBooks o Xero
Con QuickBooks o Xero conectado, una orden de compra en la que ya ha llegado algo puede pasar a tu contabilidad como factura de compra que se le debe al proveedor. La columna de detalles tiene una sección Factura de compra en QuickBooks (o Xero) con Enviar a QuickBooks.
- Qué lleva: lo que llegó, al coste que pagaste, más los cargos. Lo que aún no ha llegado todavía no se debe, así que no está en la factura.
- Su número es el n.º de factura del proveedor, que la orden necesita antes de poder enviarse.
- El proveedor es el que ya está en tu contabilidad si está vinculado o se llama igual; si no, se añade allí la primera vez.
- Cuentas: las piezas van a la cuenta elegida en Configuración, Contabilidad, Órdenes de compra; el envío y los cargos a la suya, o a la misma.
- Impuestos: los costes de una orden de compra van sin impuestos. Elige un Impuesto sobre compras allí y tu contabilidad añade el IVA a ese tipo, así que la factura coincide con la del proveedor. Si lo dejas vacío, las facturas van sin impuestos.
Nada se envía solo. Si llega más, o cambia el n.º de factura, después de enviar la factura, aparece como Desactualizada y ofrece Actualizar en QuickBooks. Si alguien cambió la factura en tu contabilidad mientras tanto, la actualización se detiene y pregunta antes de que Reemplazar en QuickBooks ponga la orden de compra por encima de ese cambio.
Quién puede hacer qué
Hacer pedidos gasta el dinero del taller, así que crear, editar, enviar por correo, marcar como pedida, enviar la factura a tu contabilidad, anular y eliminar requieren Gestionar la operativa del taller: propietarios y encargados. Ver las órdenes de compra y recibir entregas requieren Consultar piezas y ajustar el stock, que tiene el taller, así que quien abre la caja la da de alta.
Dónde aparecen las cifras
- Lista de repuestos. Una columna Pedido junto a En stock: lo que aún falta por llegar para la estantería, borradores incluidos. Las piezas pedidas para una orden de trabajo cuentan para esa orden, no aquí. La cantidad a reponer de Stock bajo descuenta la misma cifra.
- La página del proveedor. Pedido es lo que ese proveedor aún tiene que enviar de los pedidos hechos, al precio pedido. Recibido en stock suma lo que llegó de él al coste pagado. Una pestaña Órdenes de compra lista las suyas.
- Informes, en Compras. Gasto por proveedor suma el stock recibido en el periodo al coste pagado, por el proveedor al que se compró. Compras lista cada línea de las órdenes hechas en el periodo, con los cargos y las piezas que no tienes en stock, y lo que llegó; las órdenes anuladas tienen su propio filtro.
Solución de problemas
«No puedo cambiar las líneas.» El pedido ya está hecho. Solo cambian las líneas de un borrador; el n.º de factura del proveedor y la nota sí cambian.
«Al recibir dice que debe estar entre 0 y un número.» Ese número es lo que aún falta por llegar en la línea. No puedes recibir más de lo pedido.
«Añadir al inventario no aparece en esta línea.» Es un cargo, es un neumático, o la línea ya es una pieza que tienes en stock.
«El precio de venta cambió después de una entrega.» El coste de la pieza pasó a ser lo que pagaste, y su matriz de precios recalculó el precio.
«El tablero se saltó algunas de mis líneas.» Ya estaban en una orden de compra.
«Reponer dice que no hay nada que reponer.» Cada pieza baja ya está pedida, en un borrador o con el proveedor.
«Enviar a QuickBooks está en gris.» La sección dice lo que falta: el n.º de factura del proveedor, o la cuenta en la que se registran las compras, que se elige en Configuración, Contabilidad.