Facturar es el último paso del mismo registro con el que vienes trabajando desde el presupuesto. No se vuelve a escribir nada: la factura se crea a partir de la orden completada, hereda su número y congela lo que se facturó.
Crear la factura
Una vez que la orden está marcada como completada, la acción siguiente de la barra lateral es Enviar factura. Hace tres cosas de una vez: crea la factura, mueve la orden a facturada y le escribe al cliente.
Dos propiedades vale la pena entenderlas, porque las dos son deliberadas:
- El número acompaña al trabajo. La factura lleva el número de la orden bajo
tu prefijo de facturas, así que
EST-1043se convierte enINV-1043. El cliente nunca tiene que conciliar dos números. - La factura es una foto fija. Sus líneas y su copia imprimible se capturan en el momento en que se emite. Si el mes que viene cambias una tarifa de mano de obra, un impuesto, una matriz o tu porcentaje de insumos del taller, esta factura no se mueve — sigue mostrando lo que realmente se le cobró al cliente.
Nota
Una orden tiene como máximo una factura. Facturar una orden que ya tiene una simplemente te devuelve la factura existente en lugar de emitir una segunda.
La facturación y los pagos están limitados a propietarios y gerentes.
Condiciones de pago y fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento no se escribe a mano — sale de una condición de pago, que es un nombre y una cantidad de días. «Al recibir» es cero días; «Neto 30» son treinta. Las condiciones se administran en Configuración → Condiciones de pago, donde también eliges la predeterminada del taller.
Cuando se emite la factura, la condición se resuelve en este orden:
La condición de la orden
Se define por orden y normalmente se hereda de la ficha del cliente.
Tu condición predeterminada para clientes
La predeterminada del taller, en Configuración → Condiciones de pago.
Una condición de cero días
El último recurso — vence de inmediato.
Gane la que gane, la factura guarda su propia copia del nombre y de los días de la condición, junto a la fecha de vencimiento resultante. Renombrar «Neto 30» como «30 días fin de mes» más adelante no reescribe lo que una factura emitida dice haber acordado.
Atención
Una condición de pago marcada como predeterminada del taller no se puede eliminar. Elige otra predeterminada primero y luego quita la antigua.
Registrar un pago
Registrar pago en la factura pide un importe, un método — efectivo, tarjeta, transferencia bancaria o cheque — y una nota opcional.
Los pagos son acumulativos, así que los pagos parciales son normales: un anticipo hoy y el saldo en la entrega son dos filas de pago contra una misma factura. La factura lleva el total acumulado y se mueve sola:
| Situación | Estado de la factura |
|---|---|
| Emitida, sin pagos todavía | Borrador |
| Pagada en parte | Enviada |
| Pagada por completo | Pagada |
El estado sigue al dinero, no al correo: una factura que enviaste pero que nadie ha pagado sigue en borrador. Queda saldada en cuanto los pagos alcanzan su total, y por eso un pago de más no deja un saldo colgando.
Cobrar con tarjeta en línea
Si conectaste un procesador de tarjetas en Configuración → Pagos, el enlace del presupuesto que el cliente ya tiene sirve también como enlace de pago: abre su copia del documento y paga con tarjeta. Los pagos exitosos vuelven como filas de pago normales contra la factura, así que un pago con tarjeta y uno en efectivo saldan la misma factura de la misma manera.
Nota
El cliente solo puede pagar una vez que existe una factura. Antes de eso, su copia del portal es un presupuesto y no hay nada que cobrar — el botón de pago no se ofrece.
Reclamar lo vencido
Los recordatorios de pago se configuran por taller en Configuración → Recordatorios de pago y están apagados hasta que los enciendes: ningún taller empieza a escribirle a sus clientes por un valor predeterminado. Una vez activados eliges:
- Canales — correo del cliente, WhatsApp del cliente, o ambos.
- Antes del vencimiento — con cuántos días de antelación recordar. Tres días es el punto de partida.
- El día del vencimiento — un recordatorio el día en que vence.
- Después del vencimiento — la cadencia de lo vencido, que empieza en 3, 7 y 14 días.
- Avisar al personal — una alerta en la aplicación para los propietarios cuando una factura se vence, independiente de lo que reciba el cliente.
Los recordatorios salen una vez al día y solo para facturas emitidas y aún no saldadas. Una factura pagada por completo sale de la tanda de inmediato, así que a nadie se le reclama un dinero que ya envió.
Solución de problemas
«El total de la factura no es lo que muestra la orden ahora». La orden se editó después de emitir la factura. La factura conserva lo que se facturó; ese es el documento en el que confiar.
«No aparece Enviar factura». O la orden todavía no está en completada, o tu rol no es propietario ni gerente.
«La fecha de vencimiento está mal». Revisa la condición de pago de la orden antes de facturar — la predeterminada del taller solo aplica cuando la orden no lleva la suya. Después de emitirla, la fecha es parte de la foto fija.
«El cliente dice que no está el botón de pago». No se ha emitido ninguna factura, o no hay procesador de tarjetas conectado en Configuración → Pagos.
«No salen los recordatorios». Están apagados por defecto. Comprueba que el interruptor de Configuración → Recordatorios de pago esté activo y que haya al menos un canal seleccionado.