O singură înregistrare însoțește o lucrare de la prima ofertă până la factura plătită. Își schimbă numele pe drum — deviz, comandă de reparație, factură — dar este aceeași comandă, purtând același număr, iar statusul din flux este cel care o mută mai departe.
Statusurile și ce înseamnă fiecare
Panoul Flux de lucru are cinci coloane:
| Status | Ce înseamnă |
|---|---|
| Deviz | Se scrie. Nu s-a trimis nimic. |
| În așteptarea aprobării | Clientul are devizul și poate răspunde. |
| Aprobată / Gata | Ceva de pe el a fost autorizat. |
| În lucru | Lucrarea a început — documentul este acum comandă de reparație. |
| Finalizată | Lucrarea este gata, poate fi facturată. |
Două lucruri depind de status fără să fie evidente:
- Documentul își schimbă numele și prefixul. Deviz, în așteptarea aprobării
și aprobată se tipăresc toate ca deviz (
EST-); în lucru se tipărește ca comandă de reparație (RO-); tot ce urmează se tipărește ca factură (INV-). Un deviz autorizat este tot un deviz — comanda de reparație începe când începe lucrarea. - Numărul nu se schimbă. Există un singur contor pe atelier, așa că
comanda 1043 este
EST-1043, apoiRO-1043, apoiINV-1043. Clientul vede la fiecare etapă un număr pe care îl recunoaște.
Trimiterea devizului
Acțiunea următoare din bara laterală urmează statusul: Trimite devizul pe o ciornă, apoi Începe lucrul, Marchează finalizată, Trimite factura. Trimiterea unui deviz îi transmite clientului prin email un link către copia lui din portal și mută comanda în În așteptarea aprobării, în aceeași acțiune.
Atenție
Trimiterea este blocată până când adresa de email a proprietarului este verificată — vezi configurează-ți atelierul. Tot restul comenzii funcționează cât timp aștepți.
Ce face clientul
Portalul listează devizul serviciu cu serviciu. Clientul bifează ce vrea: un serviciu bifat este autorizat, unul nebifat este refuzat. Nu există o poartă de tipul tot-sau-nimic, așa că un client poate aproba frânele și amâna suspensia dintr-o singură trecere.
Ca să trimită, își scrie numele complet, acceptă textul de consimțământ și semnează. Toate trei sunt obligatorii — semnătura este dovada pe care o păstrezi.
Ce se întâmplă la trimitere:
Fiecare serviciu preia decizia clientului
Autorizat sau refuzat, per serviciu, înregistrat individual.
Comanda înregistrează un status general de verificare
Autorizată dacă a luat tot, refuzată dacă nu a luat nimic, parțial autorizată între cele două.
Comanda trece în Aprobată
Dar numai dacă a fost autorizat ceva și numai dacă era încă într-o etapă de deviz. O comandă deja în lucru nu este trasă înapoi.
Totalul autorizat este înghețat
Comanda este retotalizată din ce a aprobat clientul efectiv, iar suma aceea se salvează pe autorizare. Este reperul pentru avertismentul de modificare de mai jos.
PDF-ul devizului este regenerat după aceea, ca blocul de autorizare de pe document să reflecte decizia, iar semnătura este păstrată alături de el.
Fiecare trimitere este protejată împotriva unei duble semnări: o a doua trimitere pe un deviz deja semnat este refuzată, în loc să o suprascrie tăcut pe prima.
Cum înregistrezi tu o autorizare
Clienții aprobă în persoană și la telefon cel puțin la fel de des ca online. Autorizează serviciile, pe comandă, înregistrează asta folosind aceeași mecanică — aceleași decizii per serviciu, același total înghețat, aceeași urmă de audit — cu o metodă de tip În persoană, Telefon, SMS sau Email în locul unei semnături.
Notă
O autorizare făcută de echipă nu poartă semnătură, iar înregistrarea spune asta: fiecare autorizare reține dacă a venit de la client sau de la echipa ta, ce utilizator a înregistrat-o, când și ce notă a fost atașată. Dacă îți trebuie un document semnat, trimite devizul și lasă clientul să îl semneze.
Poți înregistra o autorizare în numele clientului de oricâte ori — protecția împotriva dublei trimiteri se aplică portalului, nu echipei tale. Ce nu poți face este să autorizezi o comandă care a fost deja facturată.
Editarea după aprobare
Poți edita în continuare un deviz aprobat. Un client care intră pe ușă și spune „fă și frânele" nu ar trebui să te oblige să o iei de la capăt.
Dar dacă modificările tale împing comanda peste totalul aprobat de client, pe comandă apare un avertisment care arată suma aprobată, suma curentă și diferența, cu o acțiune Retrimite pentru aprobare. Dacă o folosești, se șterge trimiterea anterioară, se reîmprospătează linkul de verificare pentru încă șapte zile, se retrimite emailul cu devizul și comanda se întoarce în În așteptarea aprobării, ca să poată răspunde clientul din nou.
Atenție
Avertismentul apare doar când devizul a fost aprobat de un client — nu există niciun acord semnat de depășit dacă echipa ta a autorizat singură lucrarea. Editarea sub o autorizare făcută de echipă este tăcută, prin proiectare.
Depanare
„Clientul a aprobat, dar comanda este tot în așteptarea aprobării." A refuzat tot. Refuzarea tuturor serviciilor înregistrează decizia fără să miște fluxul mai departe.
„Linkul de aprobare a expirat." Linkurile de verificare sunt valabile șapte zile. Retrimiterea devizului generează unul nou.
„Am editat comanda și nu m-a avertizat nimic." Ori totalul este încă la nivelul aprobat sau sub el, ori autorizarea din dosar este una înregistrată de echipa ta, nu una semnată de client.
„Nu pot autoriza această comandă." A fost facturată. O comandă facturată este închisă pentru modificări de autorizare — acordul pe care îl consemnează a fost deja încasat.