Auftragsverwaltung
mit allem an einem Ort.
Ein Auftrag führt die Arbeit vom ersten Kostenvoranschlag bis zur bezahlten Rechnung, mit der Fahrzeugprüfung, der Freigabe des Kunden, den Teilen und den Stunden darauf. Nichts wird von einem Beleg in den nächsten abgeschrieben.
- Eine Nummer für den ganzen Auftrag
- Freigaben am Auftrag gespeichert
- Gesperrt, sobald abgerechnet
Den Reparaturauftrag fasst jeder an
Der Serviceberater kalkuliert ihn, der Techniker arbeitet danach, der Kunde unterschreibt ihn und die Buchhaltung rechnet danach ab. Auf Papier oder verteilt auf drei Programme hält am Ende jeder eine andere Fassung in der Hand, und die Unterschiede zeigen sich bei der Fahrzeugübergabe.
- Ein Arbeitsauftrag an der Werkbank, der nicht mehr zum freigegebenen Kostenvoranschlag passt
- Stunden und Teile, die abends aus dem Gedächtnis nachgetragen werden
- Eine Rechnung, neu abgetippt vom Arbeitsauftrag, ohne die Position, die am Telefon vereinbart wurde
Kostenvoranschlag, Reparaturauftrag und Rechnung sind ein Auftrag
Der Kostenvoranschlag wird nicht in einen eigenen Reparaturauftrag umgewandelt, und der Reparaturauftrag wird nicht in eine Rechnung kopiert. Es ist durchgehend derselbe Auftrag, nur das Präfix vor seiner Nummer ändert sich.
- Gebucht, noch kein Beleg
Geplant
Der Termin nennt schon Kunde und Fahrzeug, also beginnt der Auftrag mit beidem.
Terminplanung - EST-1042Kostenvoranschlag
Kostenvoranschlag
Arbeit, Teile und Prüfbefunde kommen als bepreiste Positionen auf den Auftrag.
Digitale Prüfungen Kostenvoranschlag gesendet
Der Kunde öffnet den Auftrag selbst über einen Link auf dem Handy.
KundennachrichtenFreigegeben
Die Freigabe des Kunden bleibt am Auftrag: Datum, Art und der freigegebene Betrag.
Kostenvoranschläge- RO-1042Reparaturauftrag
In Arbeit
Aus EST-1042 wird RO-1042, und Techniker erfassen ihre Zeit auf den Arbeitspositionen.
Workflow Abgeschlossen
Die für den Auftrag reservierten Teile werden aus dem Lager gebucht.
Lager & Teile- INV-1042Rechnung
Abgerechnet
Die Positionen werden gesperrt, damit Auftrag und Rechnung nie auseinanderlaufen.
Zahlungen & Rechnungen Bezahlt
Die Zahlung wird auf INV-1042 gebucht, immer noch dieselbe 1042.
Berichte
Die drei Präfixe legen Sie in den Einstellungen fest. Die Nummer darunter ändert sich nie, sodass Kostenvoranschlag, Reparaturauftrag und Rechnung eines Auftrags immer zusammen auffindbar sind.
Was an einem Reparaturauftrag hängt
Alles, was die Arbeit braucht, hängt am Auftrag, nicht auf einem Zettel daneben.
Arbeit zu Ihren Sätzen
Arbeitspositionen werden mit Ihrem Stundensatz berechnet, angepasst durch Ihre Arbeitsmatrix, wenn Sie eine nutzen. Eine Standardleistung fügt eine ganze Arbeit in einem Schritt hinzu.
Teile aus dem eigenen Lager
Teile aus dem Lager lassen sich für den Auftrag reservieren, und beim Abschließen werden sie ausgebucht.
Prüfbefunde
Befunde aus der digitalen Fahrzeugprüfung stehen auf demselben Auftrag, samt Fotos. Was der Kunde anfragt, wird zu bepreister Arbeit.
Techniker und Stunden
Weisen Sie einen ganzen Abschnitt oder eine einzelne Position einem Techniker zu. Die auf einer Arbeitsposition erfasste Zeit bleibt am Auftrag.
Gebühren und Steuern
Verbrauchsmaterial und Werkstattgebühren folgen Ihren eigenen Regeln, und Preise erscheinen brutto oder netto, so wie Ihr Markt sie liest.
Kunden- und Fahrzeughistorie
Der Auftrag öffnet sich neben der Historie von Kunde und Fahrzeug, einschließlich der Arbeiten, die beim letzten Mal verschoben wurden.
Am Auftrag freigegeben, gesperrt sobald abgerechnet
Eine Freigabe ist Teil des Auftrags selbst. Was sich ändert, nachdem der Kunde zugestimmt hat, wird an dem gemessen, dem er zugestimmt hat.
- Der Kunde gibt Position für Position über einen Link frei, ohne Konto, und kann auf dem Handy unterschreiben
- Eine Freigabe am Tresen oder am Telefon wird ebenfalls erfasst, mit Angabe, wer sie angenommen hat und wie
- Der freigegebene Betrag bleibt gespeichert, sodass eine spätere Änderung am Auftrag daran gemessen wird
- Nach der Abrechnung sind die Positionen gesperrt, und die Rechnung behält genau, was sie berechnet hat
Was ist eine Software für Auftragsverwaltung?
Dort legt eine Werkstatt einen Auftrag an und führt ihn: Kunde, Fahrzeug, Arbeit und Teile, Freigabe und Status. In GarageFlow ist der Reparaturauftrag derselbe Datensatz wie der Kostenvoranschlag davor und die Rechnung danach, also wird ein Auftrag nur einmal erfasst.
Ist der Kostenvoranschlag ein eigener Beleg neben dem Reparaturauftrag?
Nein, es ist ein Auftrag. Er erscheint als Kostenvoranschlag (EST-1042), bis die Arbeit beginnt, als Reparaturauftrag (RO-1042), solange sie läuft, und als Rechnung (INV-1042), sobald abgerechnet ist.
Kann ich einen Reparaturauftrag ändern, nachdem der Kunde ihn freigegeben hat?
Ja. Der freigegebene Betrag bleibt am Auftrag, sodass jede spätere Änderung an dem gemessen wird, dem der Kunde zugestimmt hat.
Was passiert mit einem Reparaturauftrag nach der Abrechnung?
Seine Positionen werden gesperrt, und die Rechnung speichert eine feste Kopie dessen, was sie berechnet hat, sodass sich das PDF beim Kunden nicht ändert. Muss etwas korrigiert werden, kann jemand mit der Berechtigung die Rechnung wieder öffnen.
Kann ich einen Reparaturauftrag drucken?
Kostenvoranschlag und Rechnung lassen sich jeweils als PDF herunterladen. Während der Arbeit nutzt das Team den Auftrag am Bildschirm, wo Positionen, Befunde und Stunden immer aktuell sind.
Bleiben alte Reparaturaufträge beim Fahrzeug?
Ja. Jeder Auftrag bleibt in der Historie von Fahrzeug und Kunde, einschließlich der Abschnitte, die der Kunde abgelehnt hat, und der Befunde, die verschoben wurden, sodass der nächste Besuch mit dem beginnt, was noch offen ist.
Bereit für weniger Chaos?
Richten Sie Ihre Werkstatt in Minuten ein und sehen Sie jeden Auftrag, jeden Kostenvoranschlag und jede Zahlung in einem Ablauf. Abgebucht wird erst nach dem Testzeitraum.
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