Neu in GarageFlow

Im November bekommen Ihre Techniker eine eigene App. GarageFlow Tech bringt die Arbeit auf das Handy in ihrer Tasche: die ihnen zugewiesenen Aufträge, die Uhr, Prüfungen mit Fotos und die Teile. Sie kommt für iPhone und Android, ist in jedem Tarif enthalten, und angemeldet wird sich mit derselben E-Mail und demselben Passwort wie bei GarageFlow im Web.

Heute, auf einen Blick

Der Tab Heute zeigt, was ansteht: die eigenen Aufträge, Heute gebucht, was auf Warten auf Freigabe steht, und Prüfungen abschließen. Ein Auftrag beginnt mit dem Kundenanliegen, dann folgen die Leistungen und ihre Positionen, die Notizen des Serviceberaters, die Fotos und der Verlauf.

Ein Techniker sieht nur die Aufträge, die ihm zugewiesen sind, und nie einen Preis.

Die Uhr, direkt am Auftrag

Starten an einer Position lässt den Timer auf diesem Auftrag laufen, und die Leiste zeigt gearbeitete gegen freigegebene Zeit, etwa 0:42:07 / 1:30:00. Beim Stoppen fragt die App nach: Fertig, als erledigt markieren, Nicht fertig, ich mache später weiter oder Weiterarbeiten. Es ist derselbe Timer wie die Zeiterfassung im Web, die Stunden stehen dort also sofort.

Prüfungen, Fotos und Empfehlungen

• Prüfung starten aus einer Ihrer Vorlagen, dann jeden Prüfpunkt beantworten.
• Ein Foto machen oder ein Video aufnehmen, und mit Foto markieren Kreise, Pfeile und Beschriftungen setzen.
• Arbeit empfehlen schickt dem Serviceberater, was das Fahrzeug braucht, als Sofort, Bald oder Beobachten, auf Wunsch mit geschätzten Stunden. Den Preis setzt der Serviceberater.

Rund um die Hebebühne

• FIN scannen öffnet den Auftrag zu diesem Fahrzeug oder trägt eine fehlende FIN nach.
• Teile: Bestand und Lagerplatz, gesucht nach Teilenummer, Name oder Marke.
• Verschieben nach setzt den Auftrag in eine andere Spalte der Tafel, wenn das Fahrzeug weiterzieht.
• Ölwechsel-Aufkleber drucken direkt aus dem Auftrag (mehr zu Ölwechsel-Aufklebern).
• Meine Stunden: Vorgabezeit gegen gestempelte Zeit, diese und letzte Woche.
• Benachrichtigungen bei neuen Aufträgen, bei Terminänderungen und wenn die Teile für einen Auftrag da sind.
• App-Sperre fragt beim Öffnen nach Face ID, Fingerabdruck oder dem Code des Handys.

Wenn das Netz weg ist

Die Aufträge bleiben auf dem Handy, Fotos und Notizen warten und werden synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist. Die Uhr, das Starten einer Prüfung und das Verschieben eines Auftrags brauchen eine Verbindung, weil die Werkstatt sie erfasst, nicht das Handy.

Bereiten Sie Ihre Werkstatt jetzt vor

1. Jeder Techniker bekommt einen eigenen Zugang unter Einstellungen → Benutzer & Rollen → Mitglied einladen. Jeder in Ihrem Team kann sich in der App anmelden.
2. Arbeit zuweisen. Im Auftrag bei jeder Leistung Techniker zuweisen. Die App zeigt freigegebene und laufende Aufträge, ein Kostenvoranschlag erscheint also, sobald der Kunde ihn freigibt.
3. Prüfvorlagen anlegen unter Listen → Prüfvorlagen.
4. Bei jedem Teil den Lagerplatz eintragen, damit die Teilesuche dem Techniker sagt, wo er suchen muss.

Die App spricht alle sieben Sprachen von GarageFlow und folgt der Sprache jedes Technikers. Wir melden uns wieder, sobald sie im App Store und bei Google Play ist.

Ihr Kunde fährt mit dem nächsten Ölwechsel an der Scheibe vom Hof: ein Kilometerstand, ein Datum oder beides. GarageFlow druckt den Aufkleber als PDF in genau der Größe Ihres Etiketts, Sie müssen also keinen Druckertreiber installieren. Ölwechsel-Aufkleber gibt es in jedem Tarif.

Drucken, wo die Arbeit ist

• Im Auftrag: Drucken → Ölwechsel-Aufkleber in der Kopfzeile. Der Dialog übernimmt den heutigen Kilometerstand aus dem Auftrag, rechnet Ihr Intervall dazu und liest das Öl aus den Positionen des Auftrags. Die Vorschau ist das PDF selbst.
• Auf dem Handy: Ein Auftrag mit Fahrzeug hat Ölwechsel-Aufkleber drucken. Drucken Sie über AirPrint, oder senden Sie das PDF mit Teilen an die App Ihres Etikettendruckers, etwa Brother iPrint&Label.

Jeder, der den Auftrag öffnen kann, kann einen drucken, auch Mechaniker: Auf dem Aufkleber stehen keine Preise.

Einmal einrichten

Einstellungen → Ölwechsel-Aufkleber enthält Ihre Intervalle (zu Beginn Standard und Verlängert) und das Etikett, das Ihr Drucker verwendet. Gängige Etiketten von DYMO, Brother, Zebra und DuraReady sind bereits hinterlegt, und Eigene Größe deckt jedes Etikett von 20 bis 150 mm pro Seite ab.

Was danach passiert

Die Fahrzeugseite zeigt den nächsten Ölwechsel und wechselt auf Ölwechsel fällig, sobald das Datum oder der Kilometerstand erreicht ist. Im Pro-Tarif schickt die Kampagne Ölwechsel laut Aufkleber dem Kunden eine Erinnerung per E-Mail, berechnet danach, wie viel er tatsächlich fährt.

Die vollständige Anleitung zu Ölwechsel-Aufklebern lesen (auf Englisch)

Jedes bestellte Teil hinterlässt jetzt eine Spur. Eine Bestellung ist das, was Sie bei einem Lieferanten bestellt haben: die Positionen, was jede gekostet hat und wie viel davon schon da ist. Sie finden sie unter Lager → Bestellungen, in jedem Tarif.

Dort bestellen, wo der Bedarf entsteht

• Aus einem Auftrag: Das Menü einer Teile- oder Reifenposition hat Beim Lieferanten bestellen. Die Position landet im Entwurf dieses Lieferanten für den Auftrag.
• Von der Tafel Teile & Reifen: Positionen markieren, dann Bestellungen anlegen, ein Entwurf pro Lieferant.
• Aus Wenig Bestand: Nachbestellen füllt jedes Teil wieder auf, abzüglich dessen, was schon bestellt ist.

Per E-Mail senden schickt die Bestellung im Namen Ihrer Werkstatt an den Lieferanten, mit dem PDF im Anhang.

Zum bezahlten Preis einbuchen

Buchen Sie jede Position ein, sobald sie ankommt, oder klicken Sie auf Alles einbuchen. Die Teile kommen ins Lager, und der Einkaufspreis des Teils wird zu dem, was Sie bezahlt haben. So berechnet Ihre Preismatrix die nächste Position aus dem echten Wert. Ein Teil, das für einen Auftrag bestellt wurde, wird dort als eingegangen markiert und dafür zurückgelegt.

Rücksendungen und Ihre Buchhaltung

• Rücksendungen: Ein falsch geliefertes Teil geht per Rücksendung an den Lieferanten zurück, aus der Bestellung oder direkt aus dem Lager.
• QuickBooks und Xero: Eine eingegangene Bestellung kommt als Eingangsrechnung in Ihre Buchhaltung, eine erstattete Rücksendung als Gutschrift des Lieferanten.

Die Preisliste eines Lieferanten

Preisliste importieren auf der Seite eines Lieferanten nimmt eine CSV mit bis zu 20.000 Zeilen an und aktualisiert Ihre Einkaufspreise nach Teilenummer. Nur der Einkaufspreis ändert sich.

Die vollständige Anleitung zu Bestellungen lesen (auf Englisch)

GarageFlow hat ein neues Layout, das die Arbeit im Blick behält: weniger Beiwerk, weniger Kästen und die Schaltflächen dort, wo Ihr Blick ohnehin hingeht.

Die Seitenleiste

Ihre Seiten, angeheftete Aufträge, Hilfe und Einstellungen sitzen in einer Seitenleiste. Drücken Sie [, um sie zu Symbolen einzuklappen, wenn Sie Platz brauchen, und noch einmal, um sie zurückzuholen. Auf dem Handy schiebt die Menütaste die Seite zur Seite und zeigt dieselbe Seitenleiste.

Eine Leiste auf jeder Seite

Jede Seite beginnt mit einer einzigen Leiste: wo Sie sind, dann die Aktionen dieser Seite, etwa der nächste Schritt eines Auftrags. Die Seite selbst folgt direkt darunter, ohne Karten dazwischen.

Die Seiten, die Sie am meisten nutzen

• Workflow: Jede Spalte trägt einen Farbpunkt, und eine Karte hebt sich und gleitet an ihren Platz, während Sie sie ziehen.
• Dashboard: Ihre Kacheln liegen auf einem Blatt. Anpassen öffnet es, damit Sie sie neu anordnen können.
• Zeiterfassung: Ihre eigene Uhr ist eine Zeile oben, das Team darunter.
• Kalender, Menüs und Dialoge: ruhiger, im selben Look wie der Rest.

Die Seiten Ihrer Kunden

Die Buchungsseite, der Kostenvoranschlag, den Ihre Kunden freigeben, und ihr Konto unter /my haben denselben neuen Look.