Un solo registro acompaña al trabajo desde la primera cotización hasta la factura pagada. Va cambiando de nombre por el camino — presupuesto, orden de reparación, factura — pero es la misma orden, con el mismo número, y el estado del flujo de trabajo es lo que la hace avanzar.
Los estados y qué significa cada uno
El tablero de flujo de trabajo tiene cinco carriles:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Presupuesto | Se está escribiendo. No se ha enviado nada. |
| Presupuesto enviado | El cliente lo tiene y puede responder. |
| Aprobada | Se autorizó algo de lo que contiene. |
| En curso | El trabajo empezó — el documento ya es una orden de reparación. |
| Completada | El trabajo está hecho, lista para facturar. |
Dos cosas dependen del estado sin que salte a la vista:
- El documento cambia de nombre y de prefijo. Presupuesto, presupuesto
enviado y aprobada se imprimen como presupuesto (
EST-); en curso se imprime como orden de reparación (RO-); de ahí en adelante se imprime como factura (INV-). Un presupuesto autorizado sigue siendo un presupuesto — la orden de reparación empieza cuando empieza el trabajo. - El número no cambia. Hay un solo contador por taller, así que la orden 1043
es
EST-1043, luegoRO-1043y luegoINV-1043. El cliente ve en cada etapa un número que reconoce.
Enviar el presupuesto
La acción siguiente de la barra lateral sigue al estado: Enviar presupuesto en un borrador, luego Empezar el trabajo, Marcar como completada, Enviar factura. Enviar un presupuesto le manda al cliente por correo un enlace a su copia del portal y mueve la orden a presupuesto enviado en la misma acción.
Atención
El envío queda bloqueado hasta que el correo del propietario esté verificado — consulta configura tu taller. Todo lo demás en la orden funciona mientras tanto.
Qué hace el cliente
El portal lista el presupuesto servicio por servicio. El cliente marca lo que sí quiere: un servicio marcado queda autorizado, uno sin marcar queda rechazado. No hay una barrera de todo o nada, así que un cliente puede aprobar los frenos y dejar la suspensión para después en una sola pasada.
Para enviarlo escribe su nombre, acepta el texto de consentimiento y firma. Los tres son obligatorios — la firma es el registro que te queda.
Qué pasa al enviar:
Cada servicio toma la decisión del cliente
Autorizado o rechazado, servicio por servicio, registrado de forma individual.
La orden registra un estado de revisión general
Autorizada si tomó todo, rechazada si no tomó nada, parcialmente autorizada en cualquier punto intermedio.
La orden pasa a aprobada
Pero solo si se autorizó algo, y solo si todavía estaba en una etapa de presupuesto. Una orden ya en curso no se arrastra hacia atrás.
El total autorizado queda congelado
La orden se vuelve a totalizar con lo que el cliente aprobó de verdad, y esa cifra se guarda en la autorización. Es la vara de medir del aviso de cambios que viene más abajo.
Después se regenera el PDF del presupuesto para que el bloque de autorización del documento refleje la decisión, y la firma se guarda junto a él.
Cada envío está protegido contra una doble firma: un segundo envío contra un presupuesto ya firmado se rechaza en lugar de sobrescribir el primero en silencio.
Registrar tú mismo una autorización
Los clientes aprueban en persona y por teléfono al menos tan a menudo como en línea. Autorizar servicios en la orden registra eso con la misma maquinaria — las mismas decisiones por servicio, el mismo total congelado, el mismo rastro de auditoría — con un método en persona, teléfono o correo en lugar de una firma.
Nota
Una autorización del taller no lleva firma, y el registro lo dice: cada autorización guarda si vino del cliente o de tu equipo, qué usuario la registró, cuándo y cualquier nota adjunta. Si necesitas un documento firmado, envía el presupuesto y deja que el cliente lo firme.
Puedes registrar una autorización en nombre del cliente tantas veces como haga falta — la protección contra doble envío aplica al portal, no a tu propio equipo. Lo que no puedes hacer es autorizar una orden que ya fue facturada.
Editar después de la aprobación
Puedes seguir editando un presupuesto aprobado. Un cliente que llega y dice «hazme también los frenos» no debería obligarte a empezar de cero.
Pero si tus ediciones llevan la orden por encima del total que el cliente aprobó, aparece un aviso en la orden con la cifra aprobada, la cifra actual y la diferencia, junto a una acción para reenviar para aprobación. Tomarla borra el envío anterior, renueva el enlace de revisión por otros siete días, reenvía el correo del presupuesto y devuelve la orden a presupuesto enviado para que el cliente pueda responder de nuevo.
Atención
El aviso solo aparece cuando fue un cliente quien aprobó el presupuesto: no hay acuerdo firmado que exceder si fue tu propio equipo el que autorizó el trabajo. Editar bajo una autorización del taller no avisa, y es a propósito.
Solución de problemas
«El cliente aprobó, pero la orden sigue en presupuesto enviado». Rechazó todo. Rechazar todos los servicios registra la decisión sin hacer avanzar el flujo de trabajo.
«El enlace de aprobación caducó». Los enlaces de revisión duran siete días. Reenviar el presupuesto genera uno nuevo.
«Edité la orden y nada me avisó». O el total sigue igual o por debajo de lo aprobado, o la aprobación registrada la puso tu equipo en lugar de firmarla el cliente.
«No puedo autorizar esta orden». Ya fue facturada. Una orden facturada queda cerrada a cambios de autorización — el acuerdo que registra ya se cobró.